Rozpočet pod kontrolou
Koľko z plánu ešte ostáva, viete hneď.
Acadsys vedie čerpanie každej zákazky: od plánovanej hodnoty cez schválené žiadanky a objednávky až po zaplatené faktúry, aj naprieč rokmi. Prekročenie vidíte skôr, než nastane.
Útvary podajú požiadavky do plánu, odbor VO ich zlúči do zákaziek, financie potvrdia krytie a štatutár plán schváli. Každá žiadanka je potom naviazaná na zákazku v pláne a Acadsys podľa limitov určí, aké podklady treba a kto schvaľuje.
Väčšina organizácií má smernicu, ale nie nástroj, ktorý ju dodrží za nich.
Útvary posielajú požiadavky e-mailom, odbor VO ich ručne skladá do tabuľky. Pri žiadanke nikto nevie, z ktorej zákazky sa čerpá a koľko ešte ostáva. Krycí list koluje na papieri a podpisy sa zbierajú po chodbách.
Požiadavky, plán, doplnenia aj žiadanky sú v jednom systéme. Pri každej žiadanke vidíte zákazku, čerpanie a celú históriu schvaľovania. Krycí list sa schvaľuje elektronicky, v správnom poradí a podľa vašej smernice.
Každý krok má svojho schvaľovateľa, svoje podklady a svoju stopu. Nič sa neobíde a nič sa nestratí.
Útvary podávajú požiadavky priamo v Acadsyse. Odbor VO ich posúdi a zlúči, financie potvrdia krytie a štatutár plán schváli.
Útvar zadá predmet zákazky, CPV kód, predpokladanú hodnotu, zdroj financovania a čerpanie po rokoch.
Podobné požiadavky z viacerých útvarov (napríklad právne služby) odbor VO spojí do jednej zákazky, ktorá sa obstaráva spolu.
Financie posúdia návrh plánu z pohľadu rozpočtu. Bez potvrdeného krytia plán ďalej nepostúpi.
Schválený plán je záväzný podklad pre celý rok. Počas roka sa dá doplniť cez žiadosť o doplnenie, s rovnakým posúdením.
Žiadateľ vyberie zákazku zo schváleného plánu. Acadsys overí pravidlá a pustí žiadanku ďalej, až keď sú podklady kompletné.
Podľa hodnoty a typu zákazky Acadsys vyžiada povinné prílohy a určí, kto schvaľuje. Neúplná žiadanka na schválenie neodíde.
Ak to smernica vyžaduje, spustí sa schvaľovanie krycieho listu zákazky: komisia, zoznam hospodárskych subjektov aj parafa zmluvy. Krycí list sa vygeneruje ako PDF.
K žiadanke evidujete výzvu na predloženie ponúk aj výsledok, s prílohami a schválením. Pri malých nákupoch aj priamo, bez výzvy.
Acadsys vedie čerpanie každej zákazky: od plánovanej hodnoty cez schválené žiadanky a objednávky až po zaplatené faktúry, aj naprieč rokmi. Prekročenie vidíte skôr, než nastane.
Áno. Limity, typy zákaziek, povinné prílohy, krycí list aj poradie schvaľovateľov sa nastavujú podľa vašej smernice. Pri zmene smernice ich upravíme.
Ukážeme vám plán VO, žiadanky aj krycí list na vašich vlastných pravidlách. Demo trvá 45 minút.