Acadsys sleduje každý dodávateľský doklad od nahratia po export v 12 stavoch a s úplnou auditnou stopou. Zvláda vetvené schvaľovanie, zálohové faktúry aj refakturáciu, teda aj prípady, ktoré bežné nástroje nepokryjú.
Acadsys spracuje všetky bežné záväzkové doklady. Každý typ má vlastné polia, schvaľovaciu cestu a účtovný export.
Každý doklad prechádza pevne danými stavmi. Ak sa niečo zasekne pri overovaní, schvaľovaní alebo pri uvoľnení platby, uvidíte to bez toho, aby ste sa museli niekoho pýtať.
Faktúru môžete smerovať podľa sumy, oddelenia, dodávateľa alebo podľa všetkého naraz. Schvaľovatelia podpisujú postupne alebo súčasne. Ak to pravidlá dovolia, krok sa automaticky preskočí.
Reťazec sám rozhodne, kto musí podpísať a kto sa preskočí. Overovateľ skontroluje údaje, vedúci IT a finančný riaditeľ podpíšu, CEO sa pri tejto sume preskočí a export do účtovníctva prebehne bez ďalšieho kliknutia.
Limit nastavíte pre každý krok aj linku. Napríklad do € 200 sa faktúra schváli automaticky, nad € 200 podpisuje vedúci oddelenia a nad € 2 000 aj finančný riaditeľ.
Schvaľovatelia podpisujú jeden po druhom alebo naraz. Nastavíte to pre každý krok a každú schvaľovaciu linku.
Každá faktúra od Slovak Telekomu môže ísť priamo vedúcemu IT a faktúry za upratovanie pod € 300 sa môžu schváliť automaticky. Pravidlo nastavíte na karte dodávateľa a platí pre každý ďalší doklad.
Na tieto funkcie sa účtovníčky pýtajú najčastejšie a väčšina nástrojov na spracovanie faktúr ich nemá. Acadsys ich má.
Zálohová faktúra a jej vyúčtovacia faktúra sú uložené spolu. Acadsys sleduje zostatok a ukáže, či je vyúčtovanie kryté úplne alebo len čiastočne. Pomocnú tabuľku už nepotrebujete.
Keď jedna faktúra pokrýva viac útvarov, Acadsys náklad automaticky rozdelí a každému vedúcemu útvaru pošle jeho časť na potvrdenie. Príklad: faktúra za elektrinu € 1 200.
ID používateľa, IP adresa, čas a komentár pri každej zmene stavu, výnimke aj zamietnutí. Záznamy sa nedajú zmeniť a audítorom ich exportujete do CSV alebo PDF. Uchovávame ich 10 rokov.
Do 49 dokumentov mesačne zadarmo, bez časového obmedzenia a bez platobnej karty. Prvú schvaľovaciu linku nastavíte za menej ako 20 minút.
