Pohoda XML alebo CSV: prečo sme prerobili export

Export do Pohody sme preto prerobili z CSV na natívne XML, ktoré Pohoda považuje za vlastný formát. Nižšie je, čo všetko sa cestou cez CSV stratí a koľko času to účtovníčku stojí.

Prečo CSV nestačí

CSV má vyše 50 rokov. Navrhli ho pre sálové počítače, nie pre účtovný systém, ktorý potrebuje vedieť, že riadok 14 patrí do strediska 600-200 s 23 % sadzbou DPH namapovanou na účet 321.001. CSV je len text: riadky a hodnoty oddelené čiarkami. Nemá schému, typy ani hierarchiu. Každé pole je reťazec, takže účtovníčka musí pri každom importe znova odhadovať, čo ktorý stĺpec znamená.

S „flexibilitou“ CSV je to v praxi horšie. Každý import znamená ručné mapovanie: stĺpec, typ, formát dátumu, desatinný oddeľovač, kódovanie. Pri 200 faktúrach a 4 importoch týždenne strávi účtovníčka pol dňa upratovaním, ktoré firme nič neprináša.

Ako vyzerá natívne Pohoda XML

Pohoda ukladá dáta v XML schéme serializovanej cez JAXB (Stormware JAXB v2). Náš export vytvorí dokument presne v tejto schéme, takže ho Pohoda importuje bez prekladu a bez mapovania. Sadzby DPH sú už previazané na správne účty účtovej osnovy. IBANy sú vopred overené voči IBAN registru. Variabilné symboly sa generujú z čísel faktúr. Strediská sa berú zo záznamu dodávateľa, nie z textového stĺpca, ktorý musí účtovníčka vypĺňať ručne.

Štyri stĺpce, ktoré tímy pri CSV najčastejšie prehliadajú

Tímom, ktoré skúšali export do CSV, chýbajú takmer vždy tie isté štyri polia. Bez nich sa nezaobídete, a preto musí účtovníčka importovaný súbor ručne upravovať:

• Stredisko: stĺpec sa v CSV stratí alebo sa namapuje na nesprávny účet. Pohoda XML nesie stredisko ako samostatné pole.
• Variabilný symbol: v Pohoda XML sa generuje z čísla faktúry. V CSV je to samostatný stĺpec, na ktorý sa zabúda alebo z ktorého zmiznú úvodné nuly.
• IBAN s medzerami: Pohoda XML ho overí a upraví do správneho tvaru. CSV medzery odstráni, kontrola formátu zlyhá a účtovníčka ho musí znova odpisovať z pôvodného PDF.
• Rozpis DPH po riadkoch: Pohoda XML vie, že riadok 3 má 23 % a riadok 7 má 5 %. CSV to zlúči do jednej „sumy“ a účtovníčka musí DPH po riadkoch dopočítať ručne.

Koľko času to stojí

Pri mesačnej dávke 200 faktúr trvá skúsenej účtovníčke import cez CSV s ručným upratovaním 45 až 90 minút. Natívny import XML trvá 3 minúty a väčšinu z toho zaberie samotné klikanie. Za 12 mesiacov je to 14 až 34 hodín ušetreného času účtovníčky na jeden tím. Pri bežných nákladoch na účtovníčku to je 600 až 1 500 € ročne na jednu účtovníčku, a to len na tejto jednej úlohe.

Export sme prerobili, lebo sa nás zákazníci stále pýtali, prečo musí ich účtovníčka súbory z Acadsys ešte upratovať, keď ich už Acadsys „schválil“. Odpoveď bola jednoduchá: dávali sme im CSV a zvyšok práce zostal na účtovníčke. S natívnym XML táto práca odpadá.

Ak vyberáte nástroj

Požiadajte dodávateľa nástroja na spracovanie faktúr, nech vám ukáže surový súbor, ktorý jeho export vytvorí. Otvorte ho v textovom editore. Ak je to CSV, spýtajte sa, ako vaša účtovníčka vyrieši štyri stĺpce opísané vyššie. Ak odpoveď neznie „namapujeme vám to“, bude vás tento export každý mesiac stáť hodiny práce. Natívny XML export je jediné riešenie, ktoré poznáme, pri ktorom ten čas nestrácate.