Pri cene za používateľa platíte najviac práve vtedy, keď sa nástroj ujme a používa ho čoraz viac ľudí. Píšem, prečo sme sa rozhodli účtovať za dokument. Ceny v Acadsys som nastavoval ja.
Problém s cenou za používateľa
Väčšina nástrojov na spracovanie dodávateľských faktúr účtuje za používateľa. Používateľ je zvyčajne schvaľovateľ, účtovníčka, referent záväzkov a možno jeden či dvaja ľudia, ktorí majú prístup len na čítanie. Cena býva 25 až 80 € za používateľa mesačne. To znie rozumne pre softvér, ktorý robí to, čo Acadsys. Účet však rozumný nie je. 30-členný finančný tím zaplatí 9 000 až 28 800 € ročne za ten istý softvér, za ktorý 3-členný tím zaplatí 900 až 2 880 €. Pritom softvér pre 30-členný tím nerobí 10-krát viac práce. Schvaľovacie reťazce sú podobne zložité, integrácie aj dokumenty sú rovnaké.
Pri cene za používateľa rastie účet s počtom ľudí, nie s množstvom práce. Pre automatizáciu faktúr je to nesprávne meradlo. Správna otázka znie: koľko dokumentov nástroj skutočne spracoval? Ak 200 mesačne, odviedol prácu za 200 dokumentov. Ak 2 000 mesačne, odviedol 10-krát viac práce a účet by mal byť 10-krát vyšší. Počet ľudí pri stoloch s tým nesúvisí.
Prečo cena za používateľa brzdí zavedenie
Finančný riaditeľ sa pozrie na účet a spýta sa: „Vieme znížiť počet používateľov?“ Tím začne riešiť, koho môže vyškrtnúť. Niektorí schvaľovatelia potom nemajú prístup do Acadsys, takže faktúry, ktoré potrebujú ich podpis, sa k nim nedostanú a zaseknú sa vo fronte. Tím to obíde tak, že viacerí ľudia zdieľajú jeden účet. To je zlé pre auditnú stopu a celý systém sa postupne zhoršuje.
Finančný riaditeľ sa pýtal oprávnene. Účet bol skutočný a tlak na rozpočet tiež. Chyba bola v produkte. Na otázku „čo pre nás tento nástroj tento mesiac urobil?“ by mal odpovedať číslom, ktoré zodpovedá vykonanej práci, nie počtu licencií.
Prečo je cena za dokument pre zákazníka lepšia
Naše ceny sú 0,10 až 0,20 € za dokument podľa objemu. Ak spracujete 200 dokumentov mesačne, zaplatíte 30 až 40 €. Ak 2 000 dokumentov, zaplatíte 300 až 400 €. Od 3 000 dokumentov mesačne je to 0,10 € za dokument. S rastúcim objemom cena za dokument klesá, lebo každý ďalší dokument nás stojí zhruba toľko, koľko jedno ďalšie schválenie v systéme. A to je málo.
Poplatok za používateľa neexistuje. Môžete pridať každého schvaľovateľa, každú účtovníčku, každého, kto potrebuje len čítať, aj externého audítora. Používateľov portálu dodávateľov môžete mať neobmedzene. Môžete pridať aj AI agentov. Cena sa stále riadi len počtom spracovaných dokumentov.
Čo to znamená v praxi
Finančný riaditeľ má predvídateľný účet, ktorý rastie s využitím a na začiatku je malý (do 49 dokumentov mesačne zadarmo, natrvalo). Tím, ktorý spracúva faktúry, môže dať účet každému schvaľovateľovi bez dohadovania o rozpočte a auditná stopa zostane neporušená. Dodávatelia nemusia zdieľať účty ani platiť za prístup pre hostí, lebo používateľov portálu dodávateľov je neobmedzene.
Čo neúčtujeme
Za AI extrakciu, OCR, portál dodávateľov ani žiadnu inú funkciu neúčtujeme príplatok k cene za dokument. Neúčtujeme poplatok za nastavenie, implementáciu ani zaškolenie. Nemáme ani vyšší balík, bez ktorého by ste nedostali export, ktorý vaša účtovníčka potrebuje. Vo všetkých úrovniach dostanete ten istý produkt, s rastúcim objemom sa mení len cena za dokument.
Ešte raz v číslach
Pri cene za používateľa rastú tržby dodávateľa softvéru s počtom ľudí u zákazníka. Pri cene za dokument rastú s tým, koľko zákazník nástroj využíva. To sú dva rôzne motívy. Myslíme si, že ten druhý je lepší pre všetkých, aj pre nás. Zákazník, ktorý spracúva viac dokumentov, z nástroja viac získava, a taký zákazník zostáva.
Chcete preskočiť hovor? Začnite priamo s produktom.
Zadarmo do 49 dokumentov mesačne, natrvalo. Nepotrebujete kartu ani hovor s obchodníkom, aby ste sa dostali k exportu pre vašu účtovníčku.